Tribunal  de Cuentas  de  la  Provincia  de La  Pampa

CIRCULAR 1 / 99

REGLAMENTACION PARA CUMPLIMENTAR LAS RENDICIONES DE CUENTAS

Derogada por Resolución Nº134-2020

(art. 144 de la Ley 1597)

Producida por: Tribunal de Cuentas

La presentación de las rendiciones de las Comisiones de Fomento deberán realizarse con el sistema informático provisto por el Tribunal de Cuentas (Resolución 43/98).

I - PRESENTACION DE RENDICIONES AL TRIBUNAL DE CUENTAS

1 - PLAZO: Las Comunas deben realizar las rendiciones en forma mensual a este Tribunal dentro de los treinta días (30) hábiles subsiguientes al vencimiento de cada período mensual.

2 - FORMALIDAD: Las rendiciones serán remitidas cosidas y numeradas en todas sus fojas en forma correlativa, incluyendo originales de cuentas especiales. En los casos de los recibos de recaudación, el sistema emite el comprobante de contabilización de ingresos; cada uno de ellos deberá llevar numeración preimpresa y correlativa.

3 - CUENTAS ESPECIALES: Las distintas cuentas especiales deberán ser presentadas mensualmente, aunque no tengan movimiento, al final de la rendición, y en un solo block con la rendición del Balance Mensual.

4 - ORDEN DE LA DOCUMENTACION: El orden que debe guardar la documentación que forma la rendición será la siguiente:

 -Planillas de Ingresos, conformada por el Listado de Movimientos por Rubro Mensual (anexo 3 del Sistema)

-Comprobante de contabilización de Ingresos que emite el sistema y conforma el recibo de recaudación.

-Cálculo de Recursos (Anexo 5 del Sistema) (1)

-Planillas de Egresos, conformada por el Listado de Movimientos por Rubro Mensual (anexo 6 del sistema) (1) - Planillas de Ajustes de Haberes y Jornales. Las comunas que tengan sistemas computarizados para la liquidación de haberes, podrán reemplazarla por la que emita el sistema siempre que complete toda la información requerida por la planilla mencionada (1)

-Comprobantes de contabilización de pagos emitidos por el sistema para el pago de sueldos, jornales y aportes patronales

-Planillas de Gastos en Personal (1)

-Comprobantes de contabilización de pagos para Gastos de Funcionamiento, Subsidios, Inversiones en bienes patrimoniales, Obras Públicas y otros, las que deberán ser acompañadas de las respectivas facturas, recibos, Resoluciones (si corresponde), Y documentación de licitaciones.

-Planillas de Presupuestos de Gastos (anexo 8 del sistema) (1)

-Planilla de Saldos de Caja y Bancos (1)

-Análisis Saldo Banco acompañado de los resúmenes de cuenta corriente bancaria. (1)

-Planilla de Información Complementaria de Rendición (1)

5 - DUPLICADOS La documentación marcada con (1) del punto 4) se deberá presentar por duplicado. Será agregada al final de la rendición sin estar cosida a la misma, para su desglose.

En el caso de cuentas especiales que tengan presupuesto propio, se remitirá por duplicado la misma documentación mencionada para Balance Mensual.

Se deberán adjuntar las planillas correspondientes al Libro Caja y Libro Bancos, emitidos por el sistema.

II - PEDIDOS DE ANTECEDENTES - DEVOLUCIONES AL TRIBUNAL

1 - Los relatores efectuaran el estudio de las rendiciones y las mismas serán remitidas a las Comunas para la contestación a las observaciones que puedan efectuarse. Las mismas deberán ser devueltas a este Tribunal en un plazo de quince (15) días hábiles a partir de la fecha de recepción, cumplimentando el Pedido de Antecedentes formulado por Relatoría, Se debe contestar con una Nota todos y cada uno da los puntos que enumera del Pedido de Antecedentes, adjuntando la documentación que fuera requerida, al final de la rendición debidamente anexada y foliada.

2 - Las autoridades comunales que reciban una rendición con Pedido de Antecedentes que correspondan a una administración comunal anterior, deberán dar vista de los expedientes a los ex-funcionarios responsables y colaborar en la medida de sus.posibilidades en la regularización de las observaciones. En el mismo expediente se dejará constancia por escrito de la notificación a los responsables y en el caso de ex-funcionarios que no se encuentren en la localidad, agregarán copia de nota que por tal motivo, se les haya cursado y constancia de envió con "aviso de retorno".

III – INGRESOS

1 - RECAUDACION: Deberán adjuntarse los comprobantes de contabilización de ingresos. Cuando exista un comprobante anulado se deberán adjuntar ambos comprobantes (E1 correspondiente a la Comuna y el del Contribuyente).

Los comprobantes antes descriptos reemplazan a los recibos y deberán llevar numeración correlativa y preimpresa, debiendo tener muy en cuenta de no alterarse esta. Por todos los ingresos se deberá confeccionar el comprobante de contabilización de ingresos, inclusive en los casos de Coparticipación, Subsidios, Préstamos, etc.

2- DEPOSITOS: Las recaudaciones deberán depositarse en Banco. en el primer día hábil posterior al de su percepción, en las localidades en que no exista Banco esta obligación podrá cumplirse semanalmente.

3- COBRO PREVIO: Por ningún concepto las Comunas extenderán a los contribuyentes recibos de recaudación - por servicios o guías – sin que estos, hayan hecho efectivo el pago correspondiente.

4- PLANILLA DE INGRESOS: Al confeccionar el Comprobante de Contabilización de ingresos (recibo de recaudación), automáticamente se va conformando la planilla, con la información del importe correspondiente cada rubro y al importe total de los ingresos del mes. El sistema emite un Listado de Movimientos por rubro Mensual (anexo 3) que es el que debe adjuntarse a la rendición. Los ingresos de Subsidios que reciba la Comuna y que se consideran fuera de presupuesto, deberán ser aclarados citando el Decreto de otorgamiento para verificar la correcta aplicación del destino para el que fue otorgado.

5- PLANILLA CALCULO DE RECURSOS: La emite el sistema (anexo 5 ) y se agrega a la rendición. Esta consigna el Cálculo de Recursos de la Ordenanza Anual que haya sido cargado en el sistema, y en la misma se registran también los ingresos del mes y los acumulados en el ejercicio, consignando en la última columna el saldo a recaudar.

6- GUIAS Y CERTIFICADOS: Serán de aplicación los Decretos 896/90, 1740/90, 3054/90 y circular 29/90.

IV EGRESOS:

A1 confeccionar el comprobante de contabilización de gastos, automáticamente se va conformando la planilla con el detalle correspondiente a cada rubro y el importe total de los gastos del mes. El sistema emite la planilla Listado de Movimiento por Rubros Mensual (anexo 6), que es la que se debe adjuntar a la rendición.

1 GASTOS EN PERSONAL

-Planilla de Haberes: Se detallan en esta planilla la liquidación del sueldo mensual de cada empleado. Cuando se produzcan incorporaciones de personal o variaciones en las asignaciones familiares, se deberá acompañar, fotocopia del legajo del personal incorporado y fotocopias autenticadas de la documentación correspondiente. Si el sistema de liquidación de sueldos fuere computarizado, podrá suplirse la planilla por los listados que emita el sistema siempre que cumpla todos los requisitos de información.

-Comprobante de contabilización de pagos: no es necesario confeccionar un comprobante de pago por cada sueldo o jornal pagado. Es válido adjuntar a la rendición un comprobante de pago en forma .global, agrupando las partidas, y convalidar con la firma del empleado en planilla de liquidación de haberes

-Aportes Jubilatorios y de Servicios Sociales: Las comunas deben regirse por las leyes vigentes (Instituto de Seguridad Social y Sempre, ART), y toda otra que implemente las leyes especiales de Fomento del Empleo. Como constancia de pago se adjuntarán en las rendiciones de cuentas las boletas de depósitos o constancia de retención de la coparticipación expedida por Contaduría General. Se recuerda el estricto cumplimiento del plazo para efectuar los depósitos y la presentación de la información correspondiente a estos organismos, y la prohibición total de disponer estos fondos para otros destinos. Las multas que generen el incumplimiento de estos pagos o información dará lugar a que este Tribunal, formule cargo a los responsables, no justificando su descargo.

-Horas extras: Solo podrán disponerse en forma    excepcional y por razones de imprescindibles necesidades de servicios, previa Resolución de la Comisión de Fomento. (art. 63, 64 y 65 de la Ley 643).

Se adjuntará detalle de cantidad de horas, importe de cada hora, y días y horarios cumplidos por el personal.

Se deberá tener muy en cuenta lo establecido en el decreto 2177/95 de restricción del gasto público.

-Adicional especial: Las bonificaciones que se otorguen para compensar situaciones especiales, tales como riesgos físicos, mayor responsabilidad, fallas de caja , naturaleza o complejidad de las tareas, peculiar modalidad de la prestación de servicio y otras no previstas, solo podrán disponerse en situaciones excepcionales y por motivos debidamente fundamentados en cada caso, mediante Resolución que se dicte a tal efecto. Es decir que debe aplicarse literalmente el concepto de este adicional, cuyo principal enunciado es de "especial." Bonificar indiscriminadamente al personal, implica soslayar las escalas de remuneraciones establecidas por el Poder Ejecutivo y desvirtuar las pautas de política salarial.

-Planilla de gastos en personal: Se consignarán todas las partidas que componen las previsiones para este rubro. Los sueldos se consignaran por el valor nominal pagado. Luego se consignarán por concepto lo retenido por coparticipación, los seguros y los aportes sindicales si correspondieren.

2 OTROS GASTOS

-Comprobante de Contabilización de Pagos: Lo emite el sistema, debe contener el detalle del gasto y adjuntar al mismo, los respectivos comprobantes: facturas con detalle de mercaderías adquiridas, precio unitario y total recibo firmado por el beneficiario o caso contrario deberá suscribirse el comprobante de Contabilización de Pago que hace a la vez de recibo y además, todo otra documentación relacionada con el gasto. El presidente de la Comisión de Fomento, tiene entre sus atribuciones (art 72 de la Ley 1597) emitir las ordenes de pago pero "con los documentos justificativos del casó". En las comunas que no confeccionen Órdenes de provisión emitidas en forma manual, autorizando el gasto correspondiente, el comprobante de contabilización de pagos emitido por el sistema deberá cumplimentarse con firma y sello del Presidente y secretario, a la derecha de donde el sistema consigna Orden de Pago.

Se recuerda la vigencia de la RG 1415 de la DGI que fija las normas de facturación, por lo que se deberá tener en cuenta lo determinado por la Nota 120/94 y 62/95 de este Tribunal y Decreto 167/95 (derogado por el 1249/04).

-Recibos: Es imprescindible para acreditar un pago, la presentación del recibo correspondiente. Tratándose de recibos que acrediten el pago de bienes adquiridos en cuotas, se debe detallar en el comprobante de contabilización de pago, en que expediente se adjuntó la boleta de compra del bien.

-Planilla Otros Gastos: se consignarán las partidas principales que componen las previsiones presupuestarias. Los subsidios y otros aportes no previstos en presupuesto que se reciban serán registrados en forma individual al final de la Planilla y separadamente del resto de las partidas, debiendo concordar con lo consignado en el Cálculo da Recursos.

Los egresos mensuales con cargo a estos subsidios serán contabilizados en sus respectivas partidas y transportados a meses subsiguientes, de esta forma es posible determinar lo invertido en cada Subsidio en forma mensual y anual.

-Subsidios recibidos: Cuando se reciba un subsidio con un fin determinado, por ejemplo los destinados a Asociaciones, Fundaciones, etc. deberá acompañarse recibo con firma y sello de las autoridades de la institución y documentación donde conste el cargo que desempeñan en la misma. Asimismo, informar el decreto por el que fue otorgado y la forma y el plazo de rendición del mismo al organismo otorgante: A1 efectuar la transferencia de los fondos correspondientes la Comuna comprometerá a los que reciben el subsidio a remitir la constancia de su rendición.

-Documentación de Licitaciones: Las contrataciones que realicen las Comunas en concepto de Obras Públicas y adquisiciones por el sistema de Licitación Pública o Privada, se rendirán en forma integral, adjuntando en la rendición de cuenta todos los antecedentes y documentación justificativa pertinente.

-Régimen de contrataciones: en cuanto al régimen de contrataciones son de aplicación las normas de los artículos 47 y 48 de la Ley Orgánica de Municipalidades y Comisiones de Fomento. La comuna que no haya promulgado Ordenanza en la materia deberá regirse por la Legislación provincial (Ley 3, Dec.23/92 y Dec. 1503/95; Ley 38 y sus modificatorias).

-Subsidios otorgados: Para su otorgamiento cada comuna dictará una Resolución determinando el destino y el monto del subsidio y el plazo para la rendición. Estos subsidios otorgados por las Comunas deben ser rendidos por los beneficiarios, mediante la presentación de los comprobantes de inversión que serán adjuntados al respectivo comprobante de contabilización del pago. En caso de incumplimiento por parte del beneficiario. la comuna agregará a las rendiciones una nota intimando la rendición del subsidio, en la cual debe haber constancia fehaciente de que se notificaron. Las comunas no deben entregar un nuevo subsidio a todas aquellas personas o entidades que vencido el plazo no hayan rendido cuenta documentada del subsidio anterior, si lo hicieren se les formulará cargo a las autoridades de la Comuna, por los subsidios no rendidos.

-Subsidios a indigentes: Cuando los subsidios se otorguen a personas carentes de recursos se adjuntará a la rendición:

a) certificación del Juez de Paz del lugar en la cual conste la indigencia del beneficiario o bien un listado de indigentes socorridos en el mes certificado por el Juez de Paz.

b) adjuntar los comprobantes de gastos en los que se aplicó el subsidio.

c) Los comprobantes de contabilización de pago que se confeccionan a estos efectos deberán ser firmadas por el indigente beneficiario.

d) Cuando las comunas entreguen una caja mortuoria a la familia del extinto indigente, el comprobante de contabilización de pago debe ser firmada por el familiar más allegado, consignándose además el número de documento de identidad y certificación de la firma por el Juez de Paz.

e) Todo subsidio a indigentes que no se rinda con las formalidades establecidas será considerado por este Tribunal como un cargo al responsable que lo otorga.

-Donaciones: Las donaciones que se efectúen a Instituciones, en mercaderías y otros artículos deben ser elevadas con recibos extendidos por la entidad beneficiaria. Art.98-99 Ley 1597.

-Gastos de homenaje: Los gastos que se originen por este concepto deberán acompañarse con el dictado de una Resolución que avala y encuadre el gasto en la partida de Cortesía y Homenaje, afectándolo a Servicios no personales.

-Viáticos y movilidad: para rendiciones por este concepto se deberá adjuntar la Planilla de Orden de Disposición de Servicio -que reemplaza a la Resolución- en la cual se debe cumplimentar en el motivo lo más detallado posible el trámite oficial a realizar y la dependencia ante la cual se realizará. Además se adjuntará la Planilla Anticipo de Comisión de Servicio debidamente cumplimentada con fecha y hora de salida y regreso da la comisión.

Si la comisión se realiza a una distancia mayor a 10 kilómetros los viáticos se liquidarán teniendo en cuenta lo dispuesto por el artículo 5to. del Decreto 158/92 que a continuación se transcribe: " En las comisiones de servicio que duren más da un día, se computará el primero completo cuando la salida del agente se produzca antes de las doce horas y como medio día si se realiza después de dicha hora. En los viajes de regreso, cuando la hora de llagada sea anterior a las doce no corresponderá viático; si ocurre entre las doce y las veinte, medio día y completo si se produce después de las veinte horas. Cuando el regreso se produzca en el mismo día de la partida. se computará medio día de viático salvo que la partida se efectúe antes de las doce y el regreso después de las veinte en cuyo caso computará día completo. La provisión gratuita de alojamiento o comida, dará derecho al 70 % del viático y al 20 % la de alojamiento y comida. Si la comisión se realiza dentro del horario de trabajo, no corresponderá viático." Montos Decreto 1261/94

3 - PLANILLA DE INFORMACION COMPLEMENTARIA

A - EJECUCION DE CONTRATOS DE OBRAS PUBLICAS Y ADQUISICIONES.

Se registrarán en esta planilla las inversiones que se paguen en dos o más veces. La información permite a la Comuna conocer los compromisos existentes y su relación con el monto contratado, sus variantes de mayores costos, y ampliaciones si las hubiere.

También se informan en esta planilla todas las adquisiciones de bienes ( camiones, maquinarias, etc.) que se paguen en cuotas.

B - INVERSION SUBSIDIOS Y APORTES RECIBIDOS

Se registrarán en este rubro los importes recibidos por estos conceptos. y se irá consignando mes a mes su aplicación, permitiendo así verificar el importe disponible.

4-CUENTAS ESPECIALES

El Presidente de la Comisión de Fomento no podrá cambiar el destino de los créditos de cuentas especiales sin autorización del Poder Ejecutivo. En cuanto al Fondo Especial de Distribución para Comunas del Oeste Pampeano - Ley 1729, reglamentada por el Decreto 298/98 - solo puede desafectarse de la cuenta especial lo determinado por el articulo 5 " el diez por ciento será destinado a Rentas Generales" , el resto debe destinarse al cumplimiento específico de la Ley, "préstamos reintegrables destinados a proyectos productivos y a obras en general que mejoren la calidad de vida de los pobladores de zonas rurales".

V PLANILLA DE SALDOS DEL PERIODO

1-Contenido: La planilla que emite el sistema, resume el movimiento de ingresos y egresos del mes. Deberán ingresarse los saldos iniciales de Caja y Bancos y el sistema emitirá los nuevos saldos, los que deberán completarse siempre con la composición del Saldo de Caja y el detalle de los valores en Caja.

2-Saldo de Banco: El Saldo de Banco que se carga en la Planilla mencionada en punto 1 coincidirá con el saldo de la Planilla de Análisis Saldo Banco, que deberá agregarse siempre a la rendición conjuntamente con la hoja Resumen del Banco, con los saldos conciliados.

3-Saldo de caja: En este rubro deben registrarse las cantidades mínimas que por Resolución Comunal se hubiere determinado mantener para la atención de gastos menores Caja Chica- , debiendo depositarse la recaudación en la cuenta bancaria respectiva según lo indicado con anterioridad en punto III -INGRESOS. El saldo de Caja debe estar representado por dinero en efectivo y valores (cheques de contribuyentes, etc.) Debe evitarse efectuar pagos a cuenta de jornales, sueldos, obras y otros anticipos mediante el otorgamiento de vales, como así también tener, dentro de la composición del saldo de caja, comprobantes de contabilización de ingresos sin cobrar.

VI VARIOS

1-Resoluciones: Como ya se ha consignado en otros incisos de la presente Circular, por todos los gastos extraordinarios qua se originen de estricto carácter comunal, debe dictarse Resolución aclarando debidamente los motivos, por ejemplo: viajes, publicaciones, fiestas, contribuciones, horas extras , etc.

2-Impugnación de un gasto: De acuerdo al articulo 72 de la Ley 1597 el Secretario Tesorero podrá observar bajo su responsabilidad toda Orden de Pago que infrinja las normas legales. Si el Presidente de la Comisión de Fomento insistiere en al gasto podrá efectuar el pago, quedando exento el Secretario Tesorero de toda responsabilidad. El procedimiento a adoptar será el siguiente: el Secretario Tesorero firmará el comprobante de Contabilización de Pago en disconformidad y al dorso del mismo fundamentará los motivos de la impugnación del gasto. Si el Presidente de la Comisión de Fomento insistiere en el gasto lo hará por intermedio de una Resolución, cuya copia se adjuntará.

3- Todo bien inventariable que se incorpore a la Comuna se registrará en la ficha de inventario pertinente. Las mismas se confeccionarán por duplicado y se remitirán al Tribunal de Cuentas, el original se devolverá a la Comuna y el duplicado quedará en el Tribunal para el control de los bienes comunales. Las fichas deberán completarse en su totalidad. con todos los datos que identifiquen el bien, asignándole un número que será el mismo que se le aplicará al bien.

No serán inventariados los bienes que se adquieran con la finalidad de reposición y que forman parte de un bien inventariado ( por ej. cubiertas, acumuladores, cerraduras, etc.) salvo que los mismos se adquieran para stock.

En los casos de adquisiciones de materiales de construcción con destino a una obra a realizarse por administración o con motivo de acopio de materiales para distintas obras, no se abrirán fichas individuales pero si se llevará un registro interno de la Comuna por obra para determinar a cuanto asciende el monto total de la misma. Si la obra es nueva, concluida la misma, se deberá confeccionar la ficha por el total de la inversión. En cuanto a las refacciones o ampliaciones, a la ficha que se abra se le dará el numero de la obra original con el aditamento, uno. dos, tres, etc.

Las bajas, ventas o permutas de bienes inventariados deberán respaldarse siempre con la Resolución que fundamente los motivos de las mismas, se registrará al dorso de la ficha de inventario y se remitirá al Tribunal da Cuentas copia autenticada de la Resolución y la ficha original del bien que se vende o se da de baja para su registro, posteriormente se remitirá a la Comuna para su archivo.

4 - La valuación de los bienes que se vendan o permuten, deben ser realizadas por un Tribunal de Tasación creado al efecto por la Comisión de Fomento

Dado que el articulo 144 de la Ley 1597, faculta a este Tribunal a reglamentar la forma de presentación de las rendiciones de cuentas de las comunas, el estricto cumplimiento de las normas enunciadas en la presente circular, beneficiará a los funcionarios de las Comunas pues evitará que este Tribunal formule cargos por incumplimiento.