RESOLUCIÓN Nº 107-2023 -M.C. y M.-
Establécese la puesta en funcionamiento en forma gradual del Módulo Expediente Electrónico (EE) del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).[1]
Estado de la norma: VIGENTE.-
Publicado en el B.O. 3580 del 21-07-23.-
Dictado el 14-10-22.-
Operadora del Digesto: M.L.E.-
Artículo 1°.- Establécese la puesta en funcionamiento en forma gradual del Módulo Expediente Electrónico (EE) del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) como medio de caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de expedientes electrónicos en todos los órganos de la Administración Pública Centralizada, organismos descentralizados y autárquicos pertenecientes al Poder Ejecutivo Provincial; a partir del día 1 de septiembre del presente año.
Artículo 2°.- Serán funciones del Administrador Central del Sistema de Gestión Documental Electrónica en el Módulo Expediente Electrónico (EE) las siguientes:
a) Aprobar los cronogramas de relevamiento de los procedimientos administrativos que llevarán adelante los sujetos alcanzados por el artículo anterior y determinar progresivamente aquellos que deberán gestionarse en el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).
b) Establecer el proceso de identificación, análisis y representación de los procedimientos administrativos de cada organismo a fin de incorporar un código de trámite que no se encuentre en el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).
c) Aprobar el Nomenclador de Trámites cuya aplicación será obligatoria para la caratulación del expediente y su posterior tramitación.
d) Comunicar a la Mesa General de Entradas y Salidas dependiente de la Secretaría General de la Gobernación los procedimientos administrativos que serán tramitados en la plataforma informática a fin de cesar en la caratulación de los expedientes de acuerdo a lo establecido en el Decreto Nº 608/03.
e) Supervisar la implementación de los diferentes trámites pudiendo solicitar a los organismos la información que estime necesaria.
f) Brindar las capacitaciones necesarias para la implementación del Módulo Expediente Electrónico (EE) en el ámbito del sector público provincial.
g) Establecer las recomendaciones y mejores prácticas para la convivencia de los expedientes en soporte papel y digital durante la etapa de transición.
Artículo 3°.- Los distintos organismos enumerados en el artículo 1º, deberán consensuar con el Administrador Central del Sistema el cronograma de incorporación de las tramitaciones administrativas de sus áreas al Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).
Artículo 4°.- Las personas usuarias con permiso de caratulación de los organismos alcanzados por la presente resolución procederán a la caratulación de los procedimientos aprobados en el Nomenclador de Trámites en el Módulo de Expediente Electrónico (EE) exclusivamente, con prescindencia de cualquier otro programa de gestión en uso.
Artículo 5°.- Todos los documentos que formen parte de un expediente electrónico tendrán que ser previamente generados en forma electrónica a través de los Módulos de Comunicaciones Oficiales (CCOO), Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO) o Expediente Electrónico (EE) del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), o bien, si existieran en papel u otro formato, deberán ser digitalizados a través de GEDO.
Artículo 6°.- Cuando un documento sea generado en forma electrónica y deba ser incorporado a un expediente en soporte papel, el agente responsable deberá corroborar la validez de la firma digital del documento electrónico, procediendo a certificar con su firma olográfica la impresión del mismo.
Artículo 7°.- Los documentos vinculados por error a alguna de las actuaciones en soporte electrónico pueden ser objeto de restricción de vista para lo cual se deberá confeccionar un acto administrativo que lo justifique indicando los documentos objetos de subsanación y el motivo. El contenido de los documentos vinculados por error a alguna de las actuaciones en soporte electrónico será resguardado de conformidad con el procedimiento de subsanación de errores materiales del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).
Artículo 8°.- Cuando en virtud de las normas que regulan la materia, un expediente o parte de él deba tener carácter reservado, el organismo iniciador deberá solicitarlo mediante el módulo Comunicaciones Oficiales (CCOO) al Administrador Central del Sistema, a los fines de proceder a asignar dichas características al Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).
Artículo 9°.- Todos los Expedientes, una vez finalizada su tramitación, deberán ser enviados a Guarda Temporal. Si así no sucediera, el Administrador Central del Sistema podrá realizar periódicamente el envío automático a Guarda Temporal en pos del mantenimiento y correcto funcionamiento del sistema.
Artículo 10.- Establécese que las entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 1º de la presente deberán designar a los funcionarios responsables de realizar la rehabilitación de los expedientes electrónicos alojados con Guarda Temporal en el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) informando, mediante el módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO) al Administrador Central del Sistema el usuario GDE de dichos funcionarios.
Artículo 11.- Instrúyase a los Administradores Locales del Sistema de los organismos comprendidos en el artículo 4º del Decreto Nº 2622/22 para que informen al Administrador Central los datos de las y los usuarios a los cuales se les deberá asignar los permisos según sus funciones, en el módulo Expediente Electrónico (EE).
Artículo 12.- El permiso de consulta jurisdiccional deberá ser solicitado por la autoridad máxima de la Jurisdicción, mediante el Módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO) del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), al Administrador Central del Sistema detallando los usuarios a quienes se les otorgará dicha autorización.
Artículo 13.- Apruébese el Manual de Expediente Electrónico (EE) Versión 1.0 que, como Anexo I, forman parte integrante de la presente resolución.
Artículo 14.- Los usuarios del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) podrán solicitar asistencia a la Mesa de Ayuda cuyos datos de contacto se encuentran disponibles en el sitio http://gdelp.lapampa.gob.ar.
Artículo 15.- El ingreso al Módulo se realizará desde la dirección URL de la cual se accede al portal del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) disponible en http://gde.lapampa.gob.ar.
Artículo 16.- Establécense las normas aclaratorias y complementarias del Procedimiento de Contingencia aprobado por el Decreto Nº 1825/23, que como Anexo II forma parte integrante de la presente.
Artículo 17.- La convocatoria y organización de la Coordinación Administrativa de Transformación Digital estará cargo de la Subsecretaría de Modernización de este Ministerio quien dispondrá las reglas para el funcionamiento interno de la misma.