Tribunal de Cuentas de la Provincia de La Pampa

RESOLUCION 297 / 75

REGLAMENTO INTERNO CONTROL Y CONTABILIDAD PATRIMONIAL

Santa Rosa, 5 de Agosto de 1975

Publicada en el BO 1080 del 29/8/1975.-

Artículo 1º.- Apruébase el Reglamento Interno para el Control y Contabilidad Patrimonial que corre agregado a fojas 1/8 del expediente Nº 211/75.-

SUMARIO

I.- De los Responsables

II.- De los Sub-Responsables

III.- De las Oficinas de Control Patrimonial

IV.- De los Encargados de Inventario

V.- De la Identificación de los Bienes

VI.-De los Cargos Provisorios

VII.- Del Ingreso de Bienes por Convenios de Obras

VIII.- De las Codificaciones en la Situación del Bien

IX.- De las Transferencias

X.- De los préstamos o Arrendamientos

XI.- De los Almacenes, Depósitos y Talleres

XII.- De los Siniestros

XIII.- De los Bienes Fuera de Uso

XIV.- De los Inspectores Patrimoniales

XV.- De las Sanciones

SECTORES PATRIMONIALES

DE LA DIRECCION PROVINCIAL DE VIALIDAD

Sector Comprende

9/0 PRESIDENCIA Presidencia

Dirección Recursos por Coparticipación

División Computación

9/1 DIVISION PRINCIPAL Mesa de Entradas

SECRETARIA GENERAL Sección Personal

Archivo

Jefatura Despacho

Mayordomía

9/2 DIRECCION PRINCIPAL Asesoría Legal

ASUNTOS LEGALES

9/3 DIRECCION PRINCIPAL Conservación

CONSERVACION Y Obras Civiles

MANTENIMIENTO Obras por Administración

Bacheo

Explosivos

9/4 DIRECCION PRINCIPAL Construcciones

CONSTRUCCIONES

9/5 JEFATURA TECNICA Jefatura Técnica

Dirección de Conservación por Convenio

271 DIRECCION PRINCIPAL Contaduría

CONTADURIA División Suministros

Sección Bienes Patrimoniales

272 DIRECCION PRINCIPAL Estudios y Proyectos

ESTUDIOS Y PROYECTOS División Laboratorio

División Tierras

273 DIVISION PRINCIPAL Talleres Centrales

MANTENIMIENTO Administración Movilidades

274 ZONA CENTRO DE CONSERVACION

275 ZONA NORTE DE CONSERVACION

276 ZONA SUD DE CONSERVACION

277 ZONA OESTE DE CONSERVACION

775 ZONA SANTA ISABEL

778 DIRECCION DE PLANEAMIENTO Planeamiento

Sección Censos de Tránsito

Sección Control de Cargas

I.- DE LOS RESPONSABLES:

Artículo 1º.- Para todas las referencias que a ellos se hacen en estas disposiciones, serán considerados Responsables, los funcionarios que tengan a su cargo un Sector o desagregación equivalente. Los Responsables podrán designar en carácter de Sub-Responsables a los Jefes de Departamento, División, Sección u oficinas, y en última instancia a todos los agentes de la Administración Provincial, sin excepción ni discriminación de clases. La delegación de responsabilidades a los Sub-Responsables será interna de cada Sector.-

Los Responsables a que se refiere el presente artículo deberán firmar toda documentación referida a movimientos patrimoniales de bienes a su cargo (cargos, descargos, transferencias, etc.).-

Artículo 2º.- En caso de que el Responsable entrante no se hiciera cargo de inmediato de sus funciones, asumirá la responsabilidad del inventario de bienes la persona que eventualmente lo reemplace.-

Asimismo, por ausencia del titular o su reemplazante se hará cargo del inventario patrimonial.-

Artículo 3º.- Los relevos de Responsables de los Sectores que por cualquier circunstancia se produjera, en todos los casos se harán previo inventario físico de los bienes que obren en su poder o a su cargo. El acto de transferencia se hará con la intervención de la Sección Bienes Patrimoniales.-

II.- DE LOS SUB-RESPONSABLES:

Artículo 4º.- Los Sub-Responsables serán los designados según artículo 1º de este Reglamento.-

Artículo 5º.- Cuando Por razones de licencias enfermedad, etc. del Sub-Responsable a cargo de bienes, éste deba ausentarse asumirá la responsabilidad del inventario patrimonial la persona que eventualmente lo reemplace.-

Artículo 6º.- En los relevos de funciones, cesantías, renuncias, traslados abandono de servicios, fallecimiento, etc., intervendrán los Encargados de Inventario del Sector donde actúen los Sub-Responsables, los que serán encargados directos de recibir bajo inventario físico, todos los bienes que éstos devuelvan, labrando acta de la que dará vista al Responsable, elevándola a la Sección Bienes Patrimoniales.-

III.- DE LAS OFICINAS DE CONTROL PATRIMONIAL:

Artículo 7º.- En cada Sector Patrimonial, se creará una Oficina de Control Patrimonial con su respectivo Encargado.-

Artículo 8º.- Las Oficinas de Control Patrimonial confeccionarán los respectivos inventarios bajo la supervisión de la Sección Bienes Patrimoniales, a quién remitirán los movimientos de cargos, descargos y transferencias de bienes.-

IV.- DE LOS ENCARGADOS DE INVENTARIO:

Artículo 9º.- Por cada Sector el Responsable designará un Encargado de Inventario, quien sin perjuicio de sus otras tareas habituales, se ajustará al fiel cumplimiento de estas disposiciones y demás directivas que recibirá de la Sección Bienes Patrimoniales, en cuanto se refiere a la contabilidad patrimonial. La designación será comunicada a esta última Sección en el término de diez (10) días corridos.-

Artículo 10.- Cada Encargado de inventario deberá ajustarse a las siguientes normas de trabajo:

a) Llevará actualizado un registro de cargos, descargos y transferencias de todos los bienes comprometidos en su Sector.-

b) Llevará por cada unidad: (automotor o equipo): una carpeta-legajo a los efectos de registrar individualmente por Sub-Responsable, todos los tienes que reciba o entregue.-

c) Deberá intervenir en todos los cambios de Sub-Responsables a cargo de bienes, que por diversas causas se produjeran, según normas establecidas en los artículos 5º y 6º.-

d) Intervendrá directamente en todas las transferencias o préstamos de bienes, que se produzcan en su Sector.-

e) Será el Encargado de la marcación de los bienes correspondientes a su Sector, a los efectos de su individualización.-

f) Velará por la conservación de los números identificatorios de cada bien, sean estos grabados, pintados o calcomanías, y en caso de hallar destruido algunos de ellos lo repondrá por su cuenta si fuere posible o dará de inmediato la novedad a la Sección Bienes Patrimoniales a los efectos de proceder a su reposición y labrar actuaciones si correspondiera.-

g) Comunicará a la Sección Bienes Patrimoniales por escrito, toda novedad que afecte el normal desenvolvimiento de sus funciones, a efectos de deslindar responsabilidades respecto a la gestión encomendada. En caso de comprobar la Sección Bienes Patrimoniales negligencias atribuibles a los Encargados de Inventario, éstos se harán pasibles de las sanciones disciplinarias que determine la presente Reglamentación.-

Artículo 11.- En caso de extravío, siniestro o desaparición de los bienes bajo su control, así como el deterioro o rotura de los mismos, el Encargado de Inventario comunicará la novedad simultáneamente a su jerárquico y a la Dirección Principal de Contaduría dentro de las veinticuatro (24) horas de producido el hecho, para iniciarse las correspondientes actuaciones sumariales.-

V.- IDENTIFICACION DE BIENES:

Artículo 12.- Asignada la característica a cada Sector, la Sección Bienes Patrimoniales otorgará para la individualización de los bienes, los correspondientes números de inventario, los cuales serán colocados en calcomanías u otras señales identificatorias, en un lugar que permita su fácil verificación. En los objetos de arte, artículos de lujo y análogos, se elegirá un lugar que no afecte su estética.-

Artículo 13.- En todos los casos en que un bien tenga número de legajo, el mismo pasará a ser número de inventario de todas las herramientas y accesorios que acompañan al mismo, y se entiende que el movimiento patrimonial (cargos, descargos o transferencias) comprende la unidad integrada con todo lo que constituye su equipo accesorio, de acuerdo a las especificaciones de la orden de provisión original y adquisiciones posteriores al efecto.-

Artículo 14.- Todo vehículo automotor u otro bien al que le corresponda adjudicar número de legajo, no podrá ser puesto en servicio, ni sometido a reparaciones, ni entregado a su Responsable, hasta tanto no se lo haya asignado y pintado su correspondiente número de legajo.-

Artículo 15.- A los efectos del artículo anterior, a los vehículos que no pertenezcan a la Repartición, pero que -previa autorización del Honorable Directorio-, presten servicio a la misma, con obligación por parte de ella a suministrar combustibles y/o efectuar reparaciones, se les asignará también número de legajo provisorio.-

Artículo 16.- Cuando se solicite la adquisición de un bien inventariable, deberá en todos los casos indicarse destino o legajo a que será afectado, a los fines de proceder a la asignación del número de identificación en el cargo respectivo y posterior registro contable patrimonial.-

VI.- CARGOS PROVISORIOS:

Artículo 17.- Cuando se soliciten elementos para la construcción de un bien inventariable, en la solicitud se deberá indicar qué tipo de bien se construirá a los efectos de confeccionar el correspondiente cargo preventivo. Dicho cargo preventivo permanecerá vigente hasta tanto se concluya el trabajo, oportunidad en que se registrará el cargo definitivo.-

VII.- INGRESOS DE BIENES POR CONVENIOS DE OBRAS:

Artículo 18.- En los casos en que como cláusula de un contrato de obra o servicios se estipule la entrega a la Repartición de algún bien en propiedad, una vez efectuada la adjudicación definitiva del contrato y recepción del bien, se dará intervención a la Sección Bienes Patrimoniales a los fines de las pre-anotaciones pertinentes y nuevamente al entrar el Estado Provincial en posesión del bien, oportunidad en que se procederá a efectuar el cargo definitivo.-

Al dictarse la resolución aprobando la recepción provisoria de la obra, se dispondrá la intervención de dicha Sección.-

VIII.- MODIFICACIONES EN LA SITUACIÓN DEL BIEN:

Artículo 19.- Se deberá dar especial cumplimiento en lo que respecta a cambios de motores, cambio de destino, modificaciones en los vehículos y otras circunstancias que signifiquen un cambio de estado en el bien, a lo dispuesta en el Decreto Nº 565/62 (Reglamento Control de Automotores), sin perjuicio de lo que determinen estas disposiciones. Si en un plazo de diez (10) días la Sección Bienes Patrimoniales no recibiera la comunicación de los traslados a la que se hace referencia, los Responsables de cada Sector se harán pasibles de las sanciones disciplinarias que prevé la Reglamentación ante el incumplimiento de la misma.-

IX.- DE LAS TRANSFERENCIAS:

Artículo 20.- Si fuese necesario transferir equipo accesorio, herramientas etc. de un bien a otro, (debidamente justificado y por razones de un mejor servicio del elemento), dentro de un mismo Sector, se informará por nota a la Sección Bienes Patrimoniales a fin de proceder a las anotaciones correspondientes en sus registros.-

Artículo 21.- Toda transferencia definitiva de un bien, entre Sectores a cargo de distintos Responsables, será autorizada por Resolución del Honorable Directorio, dándose intervención en el trámite a la Sección Bienes Patrimoniales, sin cuyo requisito permanecerán dichos bienes a cargo de quien figure en los registros Patrimoniales.-

X.- DE LOS PRESTAMOS O ARRENDAMIENTOS:

Artículo 22.- De todo préstamo de bienes entre distintos Sectores -expresamente autorizado por el Responsable respectivo-, se dejará constancia registrándolo en la ficha correspondiente. En caso de que el préstamo sea por un período mayor de sesenta (60) días, se dará Comunicación de ello a la Sección Bienes Patrimoniales.-

Artículo 23.- Todos los préstamos de bienes de la Repartición a Municipalidades, Comisiones de Fomento o Entidades de bien público, se efectuarán previa Resolución del Honorable Directorio, según normas reglamentarias existentes en la materia.-

Artículo 24.- Todo otro tipo de préstamo no previsto deberá ser autorizado por Resolución.-

Artículo 25.- Todo arrendamiento o locación de bienes muebles deberá ser autorizado por Resolución, previo al convenio que se formalice, del cual la Sección Bienes Patrimoniales retendrá una copia al tomar intervención en las actuaciones con el objeto de efectuar las anotaciones pertinentes previo a la entrega de los bienes arrendados.-

Artículo 26.- En el acto de entrega de los bienes arrendados se labrará un acta detallando el estado de dichos bienes, con la intervención del encargado de la Oficina de Control Patrimonial o de Inventario. Una vez finalizado el contrato se procederá de la misma manera. En todos los casos se remitirá copia del Acta a la Sección Bienes Patrimoniales.-

Artículo 27.- De todos los bienes que la Repartición reciba en calidad de préstamo, locación, arrendamiento o situación análoga, los Responsables de los mismos deberán darle el mismo tratamiento, en cuanto a registraciones y control, que a un bien perteneciente a la Repartición debiendo informar a la Sección Bienes Patrimoniales tal situación. Dicha información, como así también las registraciones deberán hacerse por separado a la de los bienes pertenecientes a la Repartición. Toda documentación será remitida a la sección Bienes Patrimoniales con las constancias legales correspondientes.-

Artículo 28.- A los efectos de un mejor control de bienes cedidos en préstamo o arriendo, cada Sector llevará un registro especial donde constará la descripción del bien, número de identificación, fecha de entrega y de devolución, responsable autorizante y/o número de resolución.-

Artículo 29.- En cada sector deberá obrar, por cada bien que se haya cedido en préstamo, el respectívo comprobante (recibo). De no existir el mismo, dicho bien se considerará como faltante.-

Artículo 30.- En todos los casos deberá darse intervención en las actuaciones a la Sección Bienes Patrimoniales, a fin de que se tome nota del préstamo o arrendamiento y su vencimiento.-

XI.- DE LOS ALMACENES DEPOSITOS O TALLERES

Artículo 31.- En todo almacén, depósito o taller que tenga bienes acopiados, cualquiera sea la naturaleza de los mismos, se llevará un inventario permanente (según instrucciones de la Sección Bienes Patrimoniales) debiendo además mantener archivados por orden cronológico los comprobantes de entradas y salidas.-

Artículo 32.- Cuando se provean repuestos para máquinas, aparatos vehículos etc., únicamente se entregarán los mismos a cambio de los que estaban en uso, los cuales debidamente identificados en forma escritural deberán ser enviados a depósitos de rezagos de la Sección Bienes Patrimoniales, con la periodicidad que determine la Dirección Principal de Contaduría. El Encargado del depósito, almacén o taller, será responsable por dichos bienes de rezago.-

XII.- DE LOS SINIESTROS:

Artículo 33.- En los casos de siniestros en que sufrieran daños totales o parciales bienes del patrimonio provincial, aún cuando contaren con seguro, es obligación solicitar la intervención de la Sección Bines Patrimoniales dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, quien determinará por sí o por peritos si fuere necesario, los daños ocasionados a los bienes.-

XIII.- DE LOS BIENES FUERA DE USO

Artículo 34.- Los elementos que por deterioro, siniestros o desgaste, no presten utilidad alguna ya serán remitidos a la Sección Bienes Patrimoniales, con un detalle de los mismos, según registros para que se proceda a su descargo. Estos bienes ingresarán a depósito de rezagos.-

XIV.- DE LOS INSPECTORES PATRIMONIALES:

Artículo 35.- Los Inspectores Patrimoniales tienen las más amplias facultades para auditar la existencia de bienes a cargo de los Responsables o Sub-responsables, en el tiempo y forma que determine la Dirección Principal de Contaduría.-

Las inspecciones podrán ser totales o parciales y deberán realizarse como mínimo una vez al año. Efectuadas las mismas, se informará al Contador de la Dirección al respecto.-

Artículo 36.- Si durante las inspecciones que se realicen de acuerdo a lo dispuesto en el artículo anterior, se constatara la falta de un bien sin que el Sub-responsable diera razón de tal circunstancia, se le otorgará un plazo de cinco (5) días a los efectos de la debida aclaración o la restitución del elemento. En caso de no ocurrir así, se procederá a instruir el sumario correspondiente.-

Artículo 37.- Asimismo, se auditarán periódicamente en forma total o por muestreo, los Inventarios Permanentes a que se refiere el Artículo 31 y el estricto cumplimiento de lo prescripto en el Artículo 32. Sí se determinara en tales casos atrasos o falta de datos en las registraciones de los Inventarios Permanentes y no se diera puntual cumplimiento a lo especificado con el citado Artículo 32, el Responsable será sancionado según lo establecido con el Capítulo XV de la presente reglamentación.-

XV.- DE LAS SANCIONES:

Artículo 38.- La Dirección Principal de Contaduría, solicitará la aplicación de sanciones a quienes no se ajusten a las presentes instrucciones y a las que en consecuencia se dicten.-

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS:

Artículo 39.- Corresponde a la Dirección Principal de Contaduría, instrumentar la aplicación del presente reglamento, como asimismo, la interpretación de las normas contenidas en el mismo.-

NOTA: Todo cuanto no esté previsto en este Reglamento, se regirá por la legislación vigente (Decreto Acuerdo Nº 13/74).-