RESOLUCIÓN Nº 253/2022
SANTA ROSA, 5 de octubre de 2022
VISTO:
El convenio suscripto entre este Tribunal de Cuentas y el Poder Judicial en fecha 25 de agosto de 2021, el Decreto Ley Nº 513/1969 y la Resolucion Nº 103/79 de este Tribunal de Cuentas; y
CONSIDERANDO:
Que al Tribunal de Cuentas le compete el control previo y el ulterior juzgamiento de las rendiciones de cuenta del Poder Judicial de la Provincia de La Pampa, en los términos del inciso a) del artículo 1º del Decreto- Ley Nº 513/1969;
Que en el marco de dicho control, y en virtud de la implementación por parte del Poder Judicial del Sistema de Gestión Documental Electrónica (en adelante G.D.E.) en el ámbito administrativo, conforme surge del Acuerdo Nº 3808, se suscribió el convenio de fecha 25 de agosto de 2021;
Que en dicho convenio se acuerda desarrollar acciones conjuntas a fin de integrar la actuación del organismo de contralor en los trámites que se sustancien a partir de la implementación del sistema de G.D.E.;
Que teniendo en cuenta que el G.D.E. es un sistema integrado para la gestión de expedientes electrónicos, creado por el Estado Nacional, a los fines de la presente reglamentación, y respecto de la sustanciación de las actuaciones y los expedientes administrativos, se ha tomado como referencia la normativa nacional dictada al efecto;
Que las leyes Nº 2925 y 3428 autorizan la utilización del expediente electrónico y la aplicación de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) en los procedimientos jurisdiccionales y administrativos que se tramitan ante ambos organismos;
Que por ello y en ejercicio de las facultades que le confiere el inciso c) del artículo 34 del Decreto Ley Nº 513/69, corresponde en consecuencia dictar la reglamentación correspondiente;
POR ELLO:
EL TRIBUNAL DE CUENTAS
RESUELVE:
Artículo 1º.- Aprobar la reglamentación de las presentaciones que realiza el Poder Judicial mediante el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), que como Anexo se agrega a la presente.
Artículo 2º.- La reglamentación obrante en el Anexo es aplicable, tanto a las presentaciones de rendiciones de cuentas como aquellas efectuadas ante la Contraloría Fiscal de este Tribunal.
Artículo 3º.- Regístrese por Secretaría, notifíquese al Poder Judicial, a la Contraloría Fiscal y a la Jefatura de la Sala II, Publíquese en el Boletín Oficial y cumplido, archívese
ANEXO
REGLAMENTACIÓN
I.- DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES EN SOPORTE PAPEL PARA SU ARCHIVO ELECTRÓNICO E INCORPORACIÓN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA.
Los documentos y expedientes del Superior Tribunal de Justicia originales en soporte papel, deberán ser digitalizados e incorporados según el procedimiento que se detalla a continuación, a fin de que los mismos sean considerados válidos:
1.- Preparación de documentos:
Revisar los documentos y expedientes en orden a elegir y definir el medio apropiado para su escaneo.
Revise el documento/expediente respecto al estado físico, tamaño, plegado, encuadernación y calidad.
Desarmar el expediente y despojar la documentación que conforma el expediente de todo componente metálico, gomoso, y/o cualquier otro material que altere la documentación original o el escaneo.
2.- Escaneo
Seleccionar dispositivo (escáner) que mejor se ajuste a las características del expediente o documento.
a) Si se trata de documentos/expedientes en buen estado de conservación, con características de tamaño de hoja (máximo A3/A4 según el dispositivo) y de impresión (simple/doble faz) similares para todas sus hojas, deberá escanearse el lote utilizando el mecanismo de alimentación automático.
b) Si el documento/expediente, tamaño máximo A3/A4 (según admita el dispositivo) por su estado de conservación debe ser tratado con cuidado, o el cuerpo documental presenta hojas de características disímiles, deberá usarse la pantalla fija del escáner o cualquier otro dispositivo de imagen portátil (escáner portátil/ teléfono móvil con aplicación de escáner).
c) Si el tamaño de alguna parte del documento/expediente es mayor al admitido en los dispositivos de escritorio, deberán utilizarse dispositivos de escaneo de gran formato.
d) Si el documento/expediente por el estado de conservación no admite su manipulación, deberá utilizarse un escáner de tipo “satelital” o en su defecto teléfono móvil con aplicación de escáner. .
e) Configurar el dispositivo (escáner) y verificar superposición de márgenes: Configure el dispositivo (escáner) de digitalización teniendo en cuenta los documentos/expedientes a ser escaneados, según los valores indicados a continuación:
i) Verifique la adecuada superposición de márgenes. En caso de escaneo en secciones, se sugiere UN (1) centímetro de cada borde. Asimismo se deben configurar los margenes mínimos de manera que el sello del GDE no obstaculice el contenido del documento.
ii) Valores estándar de configuración de los dispositivos de escaneo:.
- Resolución: 150 ppp (píxeles por pulgada)..
- Densidad: 300 dpi (puntos por pulgada)
iii) Alimentación: manual, simple/doble faz, o automático, simple/doble faz.
iv) Tamaño de la hoja: respetar el tamaño real de los documentos que componen el expediente.
v) Color: escala de grises 8 bits (256 niveles), salvo que en el expediente figuren textos en colores claros en cuyo caso deberá utilizarse la escala de color 32 bits.
3.- Control de calidad
a).- Escanear el documento/expediente y revisar el contenido con el fin de obtener una imagen íntegra y se debe verificar que todo el expediente fue escaneado, sin omisión alguna. En caso de omisiones, deberán incorporarse las piezas documentales omitidas.
b) Compruebe que se respetó el orden de todas las piezas documentales aun cuando se trate de notas adjuntadas o pegadas y que todas las hojas estén orientadas en el mismo sentido y se encuentren posicionadas de manera de poder visualizarlas sin tener que rotar el archivo.
En caso de detectarse alguno de estos errores, re-escanear las partes que contengan el defecto, reemplazando la versión incorrecta por la correcta.
c).- Verifique la calidad de las imágenes obtenidas de modo que todo el contenido del expediente se pueda apreciar correctamente.
i) Criterios generales de calidad a tener en cuenta:
- Legibilidad del expediente en general.
- Claridad en la captura de detalles (texto de tamaño tipográfico pequeño, diferenciación de comas, puntos decimales en las cifras numéricas,líneas segmentadas en gráficos y la existencia de textos con colores claros).
- Ausencia de manchas o motas presentes en el expediente original, producidas por el dispositivo de escaneo (por suciedad en la pantalla, por ejemplo).
- Completitud de la imagen, verificando especialmente la zona de bordes.
- Densidad de las zonas negras sólidas similar al documento original.
ii) En caso de que el resultado obtenido no se ajuste a los criterios enunciados y se dificulte su visualización, optimice las imágenes seleccionando:
- Ajuste de contraste y/o brillo.
- Aumento de resolución.
- Cambio de color del escaneo.
II.- INDIVIDUALIZACIÓN DE PAGINAS O DOCUMENTOS.
Para referenciar correctamente la ubicación de un determinado documento dentro de un expediente electrónico se debe seguir el siguiente criterio:
1.- La documentación agregada al expediente electrónico se identificará y se organizará, mediante “órdenes”. Asimismo, dentro de cada orden se hallará un documento que puede contener varias páginas en el PDF.
2.- El orden y el número de página en el documento PDF, serán los criterios que permitirán identificar las actuaciones en el expediente. El orden del documento se definirá dentro del Expediente Electrónico según el orden de vinculación.
3.- Para hacer referencia a un documento perteneciente al expediente electrónico en el que se encuentra trabajando, será necesario ingresar el número de orden del mismo.
En el caso de que requiera hacer referencia a un documento existente en otro expediente electrónico, se deberá indicar número de GDE, número de orden especifico y número de página.
4.- En el caso que se desee hacer referencia a la página de un documento perteneciente al expediente electrónico en que se encuentra trabajando, se deberá detallar el número de orden y número de página del documento correspondiente.
En el caso de necesitar hacer referencia a la página de un documento que se encuentra en otro expediente electrónico que no fuera el que se encuentra trabajando, deberá indicar número de GDE, numero de orden y numero de página del documento a referenciar.
5.- Para definir correctamente el número de página, donde se encuentra el contenido que se desea referenciar, se deberá abrir el PDF del documento y tomar como referencia el número de página que figura en la parte superior del mismo.
III.- SUBSANACIÓN DE ERRORES
El módulo del Expediente Electrónico (EE) del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) permite la subsanación de errores materiales o involuntarios que sucedan al vincular un documento al expediente.
1.- Cuando un usuario vincule por error un documento que no corresponde al EE y la vinculación se encuentre cerrada mediante un pase, se puede utilizar la opción “subsanar errores materiales” para limitar la vista del documento incorrecto.
2.- La Subsanación debe estar debidamente justificada por un acto administrativo que argumente la acción, y dicho acto será suscripto por el superior inmediato de quien emitió el acto objeto de subsanación.
3.- Una vez seleccionado el documento a subsanar se debe vincular el acto administrativo que argumente la subsanación.
4.- El tipo de actuación que se debe utilizar es “Actuación de subsanación”
En caso de que no se realice la subsanación mediante la función establecida en el GDE, el documento se tendrá por válido.
IV.- ARCHIVOS EMBEBIDOS Y ARCHIVOS DE TRABAJO
El Sistema GDE permite adjuntar archivos, los mismos puede ser de dos tipos: archivos de trabajo y/o archivos embebidos. La diferencia entre ambos radica en que los primeros no forman parte del documento , son complementarios y de consulta, y los segundos si forman parte.
Cuando se adjunten archivos se deben seguir las siguientes pautas:
1.- En los casos en que se adjunten archivos, tanto embebidos o de trabajo, se debe dejar constancia de ello en el documento GEDO.
2.- Todos aquellos documentos que sean un requisito de la rendición siempre deberán ser agregados como archivos embebidos. Si los mismos fueran adjuntados como archivos de trabajo se tendrán como no presentados.
3.- En aquellos casos que se adjunte un e-mail como archivo adjunto (sea archivo embebido o archivo de trabajo) y del documento no surja el cargo de la persona que lo envía o recepciona, deberá dejarse constancia de ello en el documento GEDO a fin de verificar el cargo y la competencia de dicha persona respecto del trámite y/o adjuntar nota de dicha persona validando su actuación.
V.- DOCUMENTACIÓN QUE SE DEBE ACOMPAÑAR A LAS RENDICIONES DE CUENTAS: Resolución Nº 103/79
En punto 6 se regirá por la Resolución Nº 103/79 del TdeC, o las que en el futuro la modifiquen, con las adecuaciones propias al uso de GDE.