Tribunal
de Cuentas de la Provincia de La Pampa
RESOLUCIÓN Nº 19-2004
SANTA ROSA, 01 de Abril de 2004.-
VISTO:
El expediente 649/2004 -TC-; y
CONSIDERANDO:
Que mediante el mismo se dispone la realización de una Auditoría en la sede del Instituto Provincial Autárquico de Vivienda –IPAV- a los efectos de determinar la totalidad de las cuentas bancarias que utiliza el referido organismo y el cumplimiento de la obligación de rendir cuentas en forma documentada a este Tribunal de conformidad con lo dispuesto por el Decreto Ley 513/69;
Que de acuerdo a lo que establece la Ley 3 de Contabilidad, en los artículos que se transcriben a continuación: art. 48: “Entiéndese por responsable a toda entidad, funcionario, empleado o persona obligada a rendir cuenta del dinero o bienes percibidos, invertidos o administrados por cuenta de la provincia o bajo la responsabilidad de ésta.
Todo responsable a quien se haya confiado el cometido de recaudar, percibir, transferir, invertir, pagar, administrar o custodiar fondos, valores, especies y bienes de la provincia, así como quienes sin estar expresa y legalmente autorizados para ello tomen ingerencia en tales cometidos, están obligados a rendir cuenta documentada o comprobable ante la Contaduría General de la Provincia...”; Artículo 51: “Los responsables están obligados a rendir mensualmente la cuenta universal de su gestión...” y el Artículo 52 del Decreto Ley 513/69: “Suprímese el Departamento de Rendiciones de Cuentas de la Contaduría General de la Provincia, cuyo personal pasará a revistar en el Tribunal de Cuentas.”;
Que de acuerdo a un precepto general de la doctrina contable, ACED Y BARTRINA dicen: “Todos los actos relativos a la gestión del presupuesto y a la gestión del patrimonio deben realizarse por medio de documentos, registrarse en libros de contabilidad y reflejarse en cuentas que permitan su juzgamiento.”;
Que según Atchabahian este enunciado significa que todo acto administrativo-económico que realice la hacienda pública por intermedio de sus órganos naturales de acción, debe reunir, desde el punto de vista contable, una serie de requisitos relativos a las siguientes etapas fundamentales:
a) documentación del acto, como consecuencia del carácter formal de la gestión administrativa de la hacienda; además por tratarse de una hacienda de naturaleza dependiente, los efectos jurídicos y económicos de la gestión de los agentes del Estado deben verse reflejados en documentos suceptibles de ser analizados por el órgano volitivo del ente;
b) relevamiento contable, por meio de la inscripción en registros escriturales que cumplan los requisitos formales e intrínsecos establecidos por la ley y el reglamento;
c) compilación de la información contable en cuentas ordenadas, que permitan juzgar la conducta de los funcionarios públicos y plantear la formulación de estados contables que demuestren la situación del tesoro, la evolución patrimonial de la hacienda, el estado de la deuda pública, etc.;
Que de acuerdo a la normativa legal imperante en la provincia y los comentarios doctrinarios mencionados, los entes autárquicos exclusivamente encargados de realizar funciones de tipo administrativo deben ser sometidos a un régimen de control contable similar al establecido a la administración central. De igual manera las normas relativas a la gestión financiera y patrimonial, incluyendo estas, la rendición de todas las cuentas de Habilitación y Tesorería, deben ser comunes para los Entes Descentralizados y para la Hacienda Central del Estado;
Que el control ejercido durante la realización de los actos administrativos económicos, en cuanto a la legalidad de estos, pueden también ser desempeñados sin dificultad alguna por el Tribunal de Cuentas, pues, en el fondo, la parte material o de procedimiento administrativo es igual que la de la administración general;
Que del informe de Auditoría surge que el mencionado Organismo no rinde las cuentas de Tesorería;
Que el IPAV no rinde dichas cuentas por considerarlas de movimiento; pero, según el Diccionario Contable y Comercial, “las cuentas de movimiento son aquellas que se utilizan, generalmente, con fines estadísticos durante el ejercicio del ente pero que al cierre de éste no aparecen en los estados contables”. Esto implica, que las cuentas se utilizarían a los efectos de exponer con mayor claridad los movimientos del ejercicio y al cierre del mismo, estas se cancelarían; de lo cual se desprende que las cuentas de la Tesorería no tienen esta finalidad, ya que al cierre del ejercicio poseen saldo bancario, el cual debe ser informado cuando se realiza la Cuenta Inversión;
Que la Tesorería del IPAV, tiene un movimiento de fondos similar al de la Tesorería General de la Provincia;
Que las normas de operatoria y de control aplicables a la administración central del Estado rigen la actividad de los entes descentralizados. Por lo tanto, teniendo en cuenta lo expresado anteriormente y la documentación analizada en el expediente se concluye que todas las cuentas de la Tesorería deben rendirse al Tribunal de Cuentas, que es el órgano jurisdiccional de aplicación;
POR ELLO:
EL TRIBUNAL DE CUENTAS
R E S U E L V E:
Artículo 1º: Disponer que a partir del 01 de abril de 2004 el Instituto Provincial Autárquico de Vivienda (IPAV) deberá rendir a este Tribunal de Cuentas la totalidad de la cuentas activas que posea en la actualidad y las que en el futuro sean habilitadas correspondientes a la Tesorería del Organismo. La mencionada obligación comprende las rendiciones diarias y mensuales, para lo deberán utilizar el procedimiento y documentación que se detallan en el Anexo I –incluye Formularios Anexos A a E- que forma parte de la presente.
Artículo 2º: Establecer que en el futuro, dentro de las 24 hs. Siguientes a la apertura de un cuenta bancaria por parte del mencionado Organismo, deberá proceder a informarlo a este Tribunal de Cuentas y a rendir cuentas conforme al procedimiento aprobado en el artículo precedente.
Artículo 3º: Fijar como exepción que el IPAV deberá presentar período enero a marzo de 2004 las rendiciones de cuentas mensuales de las cuentas referenciadas en el artículo 1º en un plazo de 30 días de la fecha de notificación de la presente.
Artículo 4º: Regístrese por Secretaría, notifíquese a las Autoridades del IPAV, comuníquese a la División 1º de la Sala 1 de este Tribunal, y cumplido, archívese.
ANEXO I
SISTEMA DE RENDICIÓN DE TESORERÍA
I) Informe diario de Ingresos y Egresos y de los respectivos comprobantes por cuenta banciaria.
II) Rendición Mensual, con Informe Diario de Ingresos y Egresos; Informe Complementario de Ingresos y Egresos y las actuaciones comprobatorias; Balance de Ingresos y Egresos; Conciliaciones e Informaciones Complementarias por cuenta bancaria.
SISTEMA DE RENDICIÓN DIARIA
Deberán observarse las siguientes normas:
a) Los ingresos y egresos se informarán en el formulario Anexo B: Informe Diario de Ingresos y Egresos que se agrega a la presente.
b) Las actuaciones administrativas que contengan documentación respaldatoria de los egresos se adjuntarán al formulario Informe Diario de Ingresos y Egresos en el orden detallado en el mismo.
c) Se confeccionará un Informe Diario de Ingresos y Egresos por cada día hábil. Sino hubiera Ingresos y Egresos, igualmente se presentará el correspondiente formulario, consignando en la planilla “SIN MOVIMIENTO”.
d) El formulario Informe Diario de Ingresos y Egresos se confeccionará por triplicado, dándose los siguientes destinos:
Original y Duplicado: los entrega el responsable al Tribunal de Cuentas, adjuntando a los mismos las correspondientes actuaciones administrativas. Efectuado el estudio por División Sala Primera, el Original será devuelto al responsable quién deberá adjuntarlo al Balance Mensual por los montos conformados. El duplicado será conservado en el Tribunal como comprobante de devolución al responsable de las actuaciones administrativas en el detalladas.
Triplicado: En este ejemplar, el Tribunal de Cuentas dejará constancia de haber recibido la documentación respectiva. Mensualmente los mismos deberán agregarse a los duplicados del Balance de Ingresos y Egresos, conciliaciones e informaciones complementarias y serán conservados por el responsable.
e) En los Informes Diarios de Ingresos y Egresos, deberán informarse los Ingresos y Egresos de la siguiente manera:
Ingresos:
El total de recursos del día en forma desagregada, según se detalla en planilla Anexo B. Los recursos “Fuera de Presupuesto”, corresponden a ingresos recibidos de la habilitación con depósito en alguna de las cuentas de la Tesorería. En “Otros Ingresos” se deberá informar en grado de detalle.
Egresos:
Se deberán rendir ordenándolos conforme a la fecha de emisión de los cheques y/o transferencias (que deberán coincidir, con la contabilización en Libro Banco) y a la numeración de los cheques y/o transferencias que se rinden. Cuando no se hubiere formado expediente, en la columna que lleva este nombre se indicará el nº de Liquidación, precedido de la abreviatura Liq.. En la columna “Fojas” se consignará el número de la última foja de la actuación administrativa que deberá estar correctamente foliada. En “Concepto” se consignará un detalle ampliado de que corresponde el gasto. La Columna “Informe División Tribunal de Cuentas” está reservada para uso del Tribunal y en ella se informará –cuando proceda- el monto de los egresos netos correspondiente al o a los expedientes o actuaciones que no fueran aprobados.
Otras Aclaraciones a los Egresos:
Deben informarse los “Pagos Fuera de Presupuesto”, que corresponden a gastos rendidos por Habilitación, cuyo importe se deposite en alguna de las cuentas de la Tesorería y el pago se realice a través de esta.
Cuando se realicen “Entrega de Fondos a la Habilitación”: se deberá detallar a que cuenta corresponde y el Nº de Pedido de Fondos.
En el caso de “Otros Pagos por Tesorería”: detallando a que corresponden (considerando que todos los pagos que se realicen deben ser conceptos que figuren en el presupuesto, sin excepción).
SISTEMA DE RENDICIÓN MENSUAL
Mensualmente la Tesorería rendirá cuenta de su gestión financiero-patrimonial ante el Tribunal de Cuentas, dentro de los 30 días hábiles del vencimiento de cada período; la rendición de cuentas se integrará con:
a) Balance de Ingresos y Egresos: Se informarán en este formulario (Anexo A) todos los ingresos del período los que, sumados al saldo a rendir del período anterior, coonstituyen el total de ingresos. Los egresos del período y el saldo a rendir para el próximo período deben totalizar igual suma que el total de Ingresos. Serán Descargados los “Totales de Egresos Conformados” de los Informes diarios, debiendo informarse seguidamente los “Totales rendidos por responsable” del informe complementario. Finalmente corresponde en “Composición del saldo a rendir para el próximo período” trasladar los totales de los respectivos anexos que detallan cada uno de los conceptos que integran dicho saldo.
b) Informe Diario de Ingresos y Egresos: Se adjuntarán los originales de estos formularios (Anexo B) conformados por el Tribunal de Cuentas, ordenados por fecha.
c) Informe Complementario de Ingresos y Egresos: Se cumplimentará esta observación en Anexo C, agregándose al cuerpo de rendición el original (el duplicado será utilizado como recibo de las actuaciones adjuntas). En este informe se consignarán las actuaciones que no hubieran sido conformadas en los Informes Diarios de Ingresos y Egresos correspondientes al período que se rinde. Deberán agregarse a este informe todos los expedientes o actuaciones no conformados por el Tribunal, cumplimentados o informados de conformidad con lo requerido por la División 1ª Sala 1.
d) Conciliación Bancaria: La misma se presentará conforme al modelo agregado Anexo D, adjuntándose el resumen de operaciones bancarias del período y certificación de saldo de último día, emitidos por la institución bancaria correspondiente.
e) Cheques Emitidos y no Entregados: se consignará en el Anexo E, los cheques que habiéndose emitido y contabilizados en el libro “Banco”, no se hubieren entregado a sus beneficiarios.-