RESOLUCIÓN Nº 14/1998

                                             SANTA ROSA, 8 de mayo de 1998

 

VISTO:

          La nota remitida por el sr. Jefe de la División Archivo General de la Provincia donde se indica que se encuentra agotada la capacidad del sector destinado a archivo de documentación remitida por este Tribunal; y

           

CONSIDERANDO:

 

            Que iniciadas las actuaciones pertinentes por parte de la Vocalía de Sala I, a la cual corresponde la documetación que se remite al referido archivo, se obtuvo informe de División Central, que corre agregado a fs. 2 del expediente Nº 1603/98 -TC-;

 

            Que si bien este Tribunal oportunamente había dispuesto la depuración permanente de los expedietes archivados, la capacidad resulta insuficiente en atención a la cantidad de nueva documentación que se remite permanentemente, resultando imperiosa la toma de medidas adicionales a tal fin;

 

            Que se hace necesario disponer además medidas referentes a la nueva documentación a remitir en el futuro, a efectos de no retener aquella que resulta innecesaria;

 

            Que en ese sentido, merecen especial atención las rendiciones de Establecimientos Asistenciales y Educacionales, debido a la cantidad de comprobantes de adquisiciones de bienes y servicios agregados a cada rendición de cuentas;

 

            Que resulta factible adoptar respecto a estos organismo igual criterio que el aplicado para las restantes rendiciones de la administración central, consistente en dividir la rendición en dos cuerpos, el primero compuesto por nota de elevación, copia de la disposición que asigna forndos, el balance, la conciliación bancaria, detalle de gastos y demás documentación que forme parte del legajo de relaciones parciales, y el segundo conteniendo los comprobantes respaldatorios de los pagos realizados;

 

            Que una vez aprobada la rendición de cuentas, el primero de los referidos cuerpos, con el informe y la sentencia respectiva será archivado por este Tribunal, devolviendo al organismo de origen los comprobantes contenidos en el segundo cuerpo;

 

            Que obra agregado a fs. 3 dictámen legal emitido por el sr. Jefe de Juicios de Responsabilidad de este Tribunal, mediante el cual manifiesta la inexistencia de observaciones legales que formular al presente proyecto;

 

POR ELLO:

            EL TRIBUNAL DE CUENTAS

            R E S U E L V E:

 

Artículo 1º: Autorizar a la División Central de este Tribunal de Cuentas a efectuar la depuración de documentación existente en el archivo, para lo cual se seguirá el procedimeinto que fijan las normas reglamentarias vigentes, con las siguientes modificaciones:

 

a) Rendiciones de sueldos hasta el año 1980: Se procederá al desglose de los recibos de sueldos, manteniendo en el archivo el resto de la documentación.

 

b) Rendiciones de subsidios con antigüedad mayor de 10 años: se retirará del archivo la totalidad de la documentación existente.

 

c) Rendiciones de Establecimientos Asistenciales y Educativos, cualquiera sea su antigüedad: se desglosarán de las mismas los comprobantes respaldatorios de los gastos, los que serán remitidos para su guarda por el término de 10 años a los respectivos organismos de origen.

Artículo 2º:  Con relación a las nuevas rendiciones de Establecimientos Asistenciales y Educativos:

 

a) Las que se encuentran en estudio en sede de este Tribunal, una vez aprobadas, será remitida para su archivo toda la documentación contenida en los expedientes, excepto los comprobantes respaldatorios de los gastos efectuados, los cuales se devolverán  en un legajo aparte para su archivo por parte del respectivo establecimiento.

 

b) Las nuevas rendiciones que se presenten, deberán encontrarse separadas en dos cuerpos: a) Uno denominado "principal" conteniendo la nota de elevación, copia de la disposición que asigna los fondos, el balance, la conciliación bancaria, detalle de gastos y demás documentación que forme parte del legajo de relaciones parciales. b) Un segundo cuerpo denominado "complementario"  compuesto por los comprobantes de gastos.

 

En oportunidad de ser aprobadas  por parte de este Tribunal estas rendiciones, se seguirá igual procedimiento para su archivo que el indicado en el apartadp a) precedente.

 

Artículo 3º: En todos los casos de depuración de documentación que se autorizan por la presnete, las tareas estarán a cargo del personal de División Central que asigne la Jefatura de la misma, quedando bajo su responsabilidad la fiscalización de dicha tarea y se dejará constancia suscripta por el referido personal de la documentación que se desglosa, que incluirá como mínimo el concepto y cantidad de fojas.

 

Artículo 4º: En los casos de que como consecuencia de la depuración a realizarse se retiren expedientes completos del archivo, se informará debidamente a Mesa de Entradas de este Tribunal de Cuentas y de Mesa General de Entradas y Salidas de la provincia para proceder a su registro.

 

Artículo 5º: Regístrese por Secretaría, comuníquese y cumplido, archívese.

 

 

Firmado: C.P.N. Ruben Omar RIVERO, Presidente Subrogante; C.P.N. Raul Mario FIORUCCI, Vocal Subrogante; C.P.N. Juan Carlos GARCIA, Secretario.