Tribunal
de Cuentas de la Provincia de La Pampa
INSTRUCTIVO
PARA LA RENDICION DE CUENTAS
DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
Emitido por el MCyE- Subsecretaria de Educación- Dcción General de Administración
(U.E.P. – P.R.I.S.E.)
Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación
Cr. Eduardo Pordomingo.
INDICE
Capítulo I
Adquisición de Bienes y Servicios
1. Conceptos que son considerados “Gastos de Funcionamiento”
2. Montos Autorizados
3. Pago mediante cheques
4. Cuenta corriente bancaria
5. Comprobantes
Capítulo II
Rendición de Cuentas
1. Consideraciones Generales
2. (A) Formularios Pro forma
2.1. Detalle de Erogaciones y Pagos del Período
2.2. Operaciones de Registro y Control
3. (B) Comprobantes
4. (C) Resúmenes de Cuentas Bancarios
5. (D) Fotocopia del Libro Banco
6. (E) Póliza de Seguro para vehículos particulares afectados
7. (F) Pedidos o concursos de precios
Capítulo III
Ejemplo
1. Planteo
2. Solución
CAPITULO I
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
1 CONCEPTOS QUE SON CONSIDERADOS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
Los gastos de funcionamiento se encuentran integrados por los siguientes conceptos:
a) Alimentación:
a.1.) En las Escuelas Comunes y de Jornada Completa: desayuno y merienda
a.2.) Escuelas Hogares: desayuno, almuerzo, merienda y cena
b) Combustibles:
b.1.) Destinados a cocina, calefacción y otros equipos
b.2.) Automóviles oficiales y particulares autorizados
c) Servicio Telefónico
d) Otras Erogaciones:
Se incluyen en este rubro erogaciones corrientes y menores destinadas a franqueos, pequeñas reparaciones, artículos de limpieza, etc.
Nota: No se deben adquirir, con la partida para gastos de funcionamiento, “Bienes Inventariables”.
Bienes Inventariables: Son aquellos bienes cuyo valor unitario supera los pesos treinta ($ 200,00) y no se consumen con su uso, como por ejemplo:
* libros de texto
* máquinas, equipos y herramientas
* bienes muebles
2. MONTOS AUTORIZADOS
Los Responsables de Compras están autorizados a realizar erogaciones que individualmente (es decir, por factura) no superen los siguientes montos:
a) Escuelas Hogares: pesos novecientos ($ 900,00)
b) Resto de los Establecimientos: pesos cuatrocientos ($ 400,00)
Nota:
Asimismo, se requiere que, para lograr mejores condiciones de compra de bienes y servicios se realicen concursos o pedidos de precios.
3. PAGO MEDIANTE CHEQUES
1) Los pagos deberán realizarse exclusivamente con cheques y a través de la cuenta corriente bancaria habilitada al efecto.
2) Las operaciones deberán realizarse únicamente de contado. En otros términos, confeccionada la factura por el proveedor deberá procederse al pago en forma simultánea mediante cheque.
3) Deberá confeccionarse un cheque por cada factura sin excepción, aún cuando Ud. considere que el importe es mínimo.
4) Los cheques emitidos no podrán superar los siguientes importes:
a) Escuelas Hogares: pesos novecientos ($ 900,00)
b) Resto de los Establecimientos: pesos cuatrocientos ($ 400,00)
4. CUENTA CORRIENTE BANCARIA
1) La Dirección General de Administración realiza periódicamente a los Establecimientos Educacionales las siguientes transferencias:
a) Transferencia para Gastos Telefónicos (si corresponde)
b) Transferencia para los demás Gastos
2) Para que Ud. pueda emitir cheques, deben existir fondos suficientes en la cuenta corriente bancaria. En otros términos para adquirir bienes o servicios debe verificar previamente la existencia de saldos suficientes.
3) La herramienta que le permite conocer en todo momento la existencia de saldos a favor del establecimiento es el “Libro Banco para Gastos de Funcionamiento”:
4) Algunas consideraciones respecto del Libro Banco:
a) Adquiera un Libro Banco reglamentario.
b) Proceda a lubricarlo y foliarlo
c) Registre en forma cronológica (día por día):
- los cheques emitidos
- las transferencias y depósitos recibidos
- los gastos bancarios originados por la utilización de la cuenta corriente.
d) No realice tachaduras, correcciones o enmiendas
e) Recuerde que los saldos a favor del Establecimiento, (por una cuestión contable) debe ser ubicados en la Columna del Libro Banco “Saldos – Deudor”
f) Al final del período cierre la hoja y traslade el saldo final del período sujeto a rendición al folio siguiente como saldo inicial del nuevo período.
g) Cada folio debe contener firma y sello de los responsables de rendir cuentas.
5. COMPROBANTES
En cumplimiento de la normativa vigente (Resolución General Nº 3419 de la D. G. I.), cuando se realicen adquisiciones de bienes y servicios debe solicitarse al proveedor:
1) Facturas:
Aspectos relevantes a tener en cuenta:
a) Deben ser tipo “B” o “C” y contener los datos del proveedor preimpresos:
* Nombre y Apellido o razón social.
* Domicilio
* Número de C. U. I. T. y de Ingresos Brutos
* Condiciones frente al I. V. A.
* Fecha de inicio de actividades
b) La numeración de la factura debe estar preimpresa y contener cuatro dígitos primero, y luego ocho dígitos más (por ejemplo: 0000-00005422).
c) Fecha en la cual se realizó la adquisición del bien o servicio
d) Identificación del Establecimiento y domicilio del mismo
e) Identificación de la cantidad, concepto, precio unitario y precio total del bien o artículo adquirido.
2) Ticket’s:
Aspectos relevantes a tener en cuenta:
a) Los ticket’s deben contener:
* Apellido y nombres o razón social del proveedor
* Domicilio
* Número de C. U. I. T. y de Ingresos Brutos
* Fecha de compra
* Número del comprobante o ticket
* Importes parciales y totales de compra
CAPITULO II
RENDICION DE CUENTAS
1. CONSIDERACIONES GENERALES
Para simplificar la Rendición de Cuentas, la Dirección General de Administración proveerá a los Establecimientos Educacionales una carpeta pro forma que será completada por el/los Responsable/s de rendir cuentas considerando los conceptos que a continuación se detallan:
CONCEPTOS QUE INTEGRAN LA RENDICION DE CUENTAS
PARA GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
Ud. debe:
1) Caratular dicha carpeta indicando:
1.1. Identificación del Establecimiento
1.2. Localidad
1.3. Período al cual se refiere la rendición
2) Armar la carpeta respetando el orden indicado en la figura anterior, es decir:
A) Formularios
B) Comprobantes foliados
C) Resúmenes de cuenta bancarios del período
D) Fotocopia del Libro Banco
E) Pólizas de Seguro Automotor (cuando existan vehículos particulares afectados)
F) Pedidos o concursos de precios (cuando corresponda)
2. FORMULARIOS
Para llevar a cabo la rendición de cuentas se ha previsto la utilización de formularios pro forma conformados por distintos rubros con las siguientes características:
FORMULARIO DE PROFORMAS
FECHA
RUBRO 1 IDENTIFICAR COMPROBANTE
PROVEEDOR
ADQUISICION .
RUBRO 2 INDICAR CONCEPTO E IMPORTE
PAGO . RUBRO 3 INDICAR Nº DE CHEQUE E IMPORTE
RUBRO 4 REALIZAR DETALLE DE CHEQUES
EMITIDOS Y NO COBRADOS
RUBRO 5 RENDIR GASTOS TELEFONICOS
REGISTRO .
Y CONTROL RUBRO 6 CONFECCIONAR CONCILIACION BANCARIA
RUBRO 7 DETERMINAR EXCEDENTES
RUBRO 8 INDICAR MOVIMIENTO DE
VEHICULO
2.1. DETALLE DE LAS EROGACIONES Y PAGOS DEL PERIODO
Respecto a cada adquisición de bienes o servicios se requiere informar:
Rubro 1:
Indicar: a) Fecha de la operación; b) Nº de Comprobantes; c) Identificación del Proveedor y d) Tipo de Comprobante.
Rubro 2:
Indicar: a) Concepto; b) Importe
Respecto del pago de los bienes o servicios adquiridos se requiere informar:
Rubro 3:
Indicar: a) N° de cheque; b) Importe
Nota: El importe de compra (adquisición de bienes o servicios) debe ser coincidente con el importe del pago (mediante cheque). Recuerde que es necesario emitir un cheque por cada factura o ticket, aún cuando el monto de la operación pudiera resultarle mínimo.
Asimismo, el total de cheques emitidos en el período (Total Rubro 3) debe ser coincidente con el Total de Erogaciones por adquisición de bienes y servicios (Rubro 2).
2.2. REGISTRO Y CONTROL DE LAS OPERACIONES
Rubro 4:
Detalle de cheques emitidos y no cobrados.
Para completar el Rubro 4 resulta necesario analizar el Libro Banco para Gastos de Funcionamiento por una parte, y los Resúmenes de Cuenta Corriente bancaria del período considerado por la otra. De su comparación resultará el detalle de cheques emitidos y no cobrados.
Rubro 5:
Rendición de Gastos Telefónicos
Para facilitar su confección se ha previsto un formulario pro forma específicos con espacios que Ud. debe completar.
1) Informe el Total de la Factura Telefónica del Período
2) Informe el Excedente para Gastos Telefónicos (si lo hubiere) y el importe de la respectiva transferencia bancaria para el período.
3) Informe el Importe abonado por la Cooperadora del Establecimiento u otro (si hubiera resultado necesario)
4) Realice la Sumatoria de la Columna 1 (Ingresos) y la sumatoria de la columna 2 (Egresos).
5) Por diferencia determine el Excedente para el período siguiente (si lo hubiere).
Nota: Por Disposición 01/02 se puede utilizar excedente de gastos telefónicos para gastos de funcionamiento[1].
Rubro 6:
Conciliación Bancaria:
Para facilitar su confección se ha previsto un formulario pro forma específico con espacios que Ud. debe completar.
1) Saldo inicial del Período según Libro Banco:
Si el Saldo Inicial del Período es a favor del Establecimiento debe indicarlo en la Columna 1; si es a favor del Banco (negativo para el Establecimiento) debe indicarlo en la Columna 2.
2) Transferencias y Depósitos:
Se han previsto casilleros para que Ud. indique los importes recibidos mediante Transferencias y eventuales Depósitos. Su sumatoria debe ser informada en el espacio previsto.
3) Subtotales
Realice la Sumatoria de la Columna 1 y la Sumatoria de la Columna 2.
4) Determinación de la Diferencia I:
Determine la diferencia entre ambos subtotales: Si el Subtotal de la Columna 1 es mayor que el de la Columna 2, informe la Diferencia en la Columna 1. Si el Subtotal de la Columna 1 es menor que el de la Columna 2, informe la Diferencia en la Columna 2.
5) Cheques emitidos en el período:
Informe el Total del Rubro 3 (Total de cheques emitidos en el período) en el casillero correspondiente.
6) Gastos Bancarios:
Informe los Gastos Bancarios del período según Resúmenes de Cuenta Corriente.
7) Subtotales (a partir de 4)
Determine los subtotales de la Columna 1 por una parte, y de la Columna 2 por la otra, a partir de la diferencia obtenida en el ítem 4.
8) Determinación de la Diferencia II
Determine la diferencia entre ambos subtotales: Si el Subtotal de la Columna 1 es mayor que el de la Columna 2, informe la Diferencia de la Columna 1. Si el Subtotal de la Columna 1 es menor que el de la Columna 2, informe la Diferencia de la Columna 2.
Nota: Esta Diferencia debe coincidir con el Saldo Final del Libro Banco del Período.
9) Cheques emitidos y no cobrados
Informe el Total Rubro 4 – Cheques emitidos y no cobrados
10) Subtotales (a partir de 8)
Determine los subtotales de la Columna 1 por una parte, y de la Columna 2 por la otra, a partir de la diferencia obtenida en el ítem 8 del Rubro 6.
11) Determinación de la Diferencia III:
Determine la diferencia entre ambos subtotales: Si el Subtotal de la Columna 1 es mayor que el de la Columna 2, informe la Diferencia en el Columna 1. Si el Subtotal de la Columna 1 es menor que el de la Columna 2, informe la Diferencia en la Columna 2.
Nota: Esta Diferencia debe coincidir con el Saldo Final del Resumen de Cuenta Corriente Bancario del Período.
Rubro 7:
Determinación de Excedentes:
1) Indique el Saldo Final del período según Libro Banco
2) Traslade el Saldo del Rubro 5 (Excedente de Gastos Telefónicos del Período)
3) Determine el Excedente de Gastos Generales del Período como diferencia entre 1) y 2)
Rubro 8:
Hoja de Ruta – Movimiento de Vehículo
1) En este ítem se requiere que indique: a) Establecimiento; b) Período al que corresponde la Rendición de Cuentas.
2) Indicar Vehículo y Nº de Dominio (o Patente)
3) Solamente para los Vehículos particulares afectados al Establecimiento:
Se requiere que indique el Nº de Póliza de Seguro Automotor vigente, Compañía Aseguradora y fecha del último recibo de pago.
4) A los efectos de verificar el movimiento del vehículo se requiere indicar :
a) Fecha; b) Itinerario; c) Motivo del Viaje; d) Km. Recorridos, e) Cantidad y Tipo de combustible; f) Importe, g) Firma del Responsable.
Nota: Confeccione un formulario (Rubro 8) por cada vehículo con que cuente el Establecimiento.
3. COMPROBANTES
Los comprobantes de las adquisiciones de bienes o servicios realizadas en el período deben integrar la Rendición de Cuentas. Son correctamente rendidos cuando cumplen los siguientes requisitos adicionales:
1) Estar foliados: implica numerar correlativamente cada uno de los comprobantes sujetos a rendición.
2) Incluir firma y sello de los responsables: A los efectos de prestar conformidad por los bienes o servicios adquiridos.
3) No poseer tachaduras, correcciones ni enmiendas.
4) Incluir Nº de cheque con el que fue abonado. (Recuerde que las operaciones son de contado y debe emitirse un único cheque por comprobante.)
5) Es imprescindible que los comprobantes se correspondan con el período de rendición. No incluya en la Rendición de Cuentas comprobantes cuyas fechas anteriores o posteriores al período rendido.
COMPROBANTES
REQUISITOS ADICIONALES
1) ESTAR FOLIADOS
2) INCLUIR FIRMA DE LOS RESPONSABLES DE LA RENDICION
3) NO SUPERAR MONTOS AUTORIZADOS
4) NO POSEER TACHADURAS NI ENMIENDAS
5) INCLUIR Nº DE CHEQUES CON EL CUAL FUE ABONADA
6) CORRESPONDER AL PERIODO DE RENDICION
4. RESÚMENES DE CUENTA BANCARIOS DEL PERÍODO
El tercer componente de la Rendición de Cuentas son los Resúmenes Bancarios del Período.
5. FOTOCOPIA DEL LIBRO BANCO
Ud. debe informar el movimiento de la Cuenta Corriente bancaria, enviando fotocopia con firma y sello del Libro Banco para Gastos de Funcionamiento correspondiente al período sujeto a rendición.
6. POLIZA DE SEGURO AUTOMOTOR VEHICULO PARTICULAR AFECTADO
Cuando el Establecimiento cuente con vehículos particulares afectados al mismo, Ud. deberá enviar copia de la póliza de seguro automotor y de corresponder, el último recibo de pago.
7. PEDIDOS O CONCURSOS DE PRECIOS
La Dirección General de Administración ha definido los establecimientos educacionales que deben realizar concursos de precios para la adquisición de bienes y servicios.
CAPITULO III
CONFECCION DE LOS FORMULARIOS PROFORMA – EJEMPLO
El responsable de la administración de fondos del establecimiento “Santa Inés” debe confeccionar los formularios pro forma correspondientes al período Julio – Agosto 97 habiéndose realizado las siguientes adquisiciones de bienes y servicios:
1) El 04/07/97 se adquirió Alimentos en la Despensa “La Estrella” por $ 200,00, confeccionado el proveedor la factura (“B” 0000-00000086). El importe de la factura se abona mediante cheque Banco de La Pampa Nº 101.
2) El 12/07/97 se adquirió artículos de limpieza en el Mercado “La Perla” por $ 135,00, confeccionando el proveedor la factura (“B” 0000-00000352). El importe de la factura se abona mediante cheque Banco de La Pampa Nº 102.
3) El 15/08/97 se realiza la reparación de portalámparas de las aulas, el proveedor “José Circuito” cobra $ 90,00, extendiendo factura tipo “B” Nº 0000-00000008. El importe le fue abonado mediante cheque Banco de La Pampa Nº 103.
4) El 21/08/97 se adquirió nafta super en la Estación de Servicio “El Diamante” abonándose el importe de $30,00. El proveedor extiende factura tipo “B” Nº 0001-0002357. La misma es abonada mediante cheque Banco de La Pampa Nº 104.
5) El 27/08/97 se abona la factura de Telefónica de Argentina por $ 215,00. Se confeccionó cheque Banco de La Pampa Nº 105 por $ 75,00 quedando la diferencia a cargo de la Cooperadora del Establecimiento.
El responsable de cuenta además con la siguiente información:
a) Saldo inicial del Libro Banco para Gastos de Funcionamiento es a favor del Establecimiento y asciende a $ 52,00.
b) La Dirección General de Administración realizó las siguientes transferencias:
b.1. Para gastos generales: pesos seiscientos ($ 600,00)
b.2. Para gastos telefónicos: pesos setenta y cinco ($ 75,00)
c) Los gastos bancarios del período son: 1) chequera: $ 15,00; 2) mantenimiento de cuenta corriente: $ 3,00.
d) Los cheques Nº 103 y 104 se hallan pendientes de cobro
e) El saldo inicial del período según Resumen Bancario es de $ 52,00
f) El saldo final del período según Resumen Bancario es de $ 299,00
